Planificación Y Control, Claves Para Superar La Crisis

by Fernando on 19/11/2012

planificacionEn tiempos de crisis como los que vivimos actualmente, la planificación y el control de los costes en las empresas se hacen imprescindibles para poder sobrevivir; y también, por qué no, para obtener una ventaja competitiva que nos haga desmarcarnos de nuestros competidores en el sector de actividad en el que operemos.

Los procesos de “Planificación” y “Presupuestación” son vitales dentro de las organizaciones, puesto que sirven, entre otras cosas, para estimar y posteriormente tomar el pulso de la evolución del negocio en relación con nuestras estimaciones iniciales, posibilitando de esta manera la adopción de acciones correctivas. Cuanto mayores sean la rapidez y la flexibilidad que tengamos a la hora de generar y de seguir diferentes escenarios de planificación, mayores serán nuestras oportunidades de adelantarnos a las situaciones críticas.

Lo mismo sucede con el control de los costes: “… el primer paso para optimizar es medir…”, pero hazte esta pregunta: ¿realmente conoces los costes de tu empresa, de tus departamentos, servicios y/o clientes? En muchas ocasiones, para calcularlos realizamos repartos de costes masivos y basados en drivers poco equitativos y arbitrarios que enmascaran nuestros costes reales.

La utilización de metodologías ABC/M (Activity-Based Cot/ Management) sirven para desenmascarar estos costes y asignar a cada cual lo que le corresponde.

De esta forma, seremos capaces de conocer con mayor exactitud dónde somos rentables y dónde estamos perdiendo dinero, posibilitándonos una vez más la toma de decisiones correctivas que nos lleven por la senda correcta.

Las aplicaciones de esta metodología son múltiples, desde el cálculo de los costes por los servicios que el Departamento de Tecnologías de la Información presta a sus clientes internos, hasta una profunda reingeniería de procesos basada en el conocimiento real del coste de los mismos; o simplemente para ajustarse a los requerimientos de información, trazabilidad y reporting que algunos entes reguladores exigen a sus clientes.

Todos estos procesos han existido desde siempre; hasta ahora se habían abordado con una gran dedicación de tiempo y recursos, con un fuerte componente manual que propiciaba los errores y reducía, por tanto, la fiabilidad del dato, además de dejarnos sin margen para analizarlos detenidamente.

Afortunadamente, hoy en día existen aplicaciones de software que facilitan enormemente esta labor y que posibilitan tomar mejores decisiones en mucho menos tiempo, devolviendo rápidamente la inversión realizada (generación y seguimiento de múltiples escenarios, capacidades de simulación, flexibilidad ante cambios organizativos e imprevistos de última hora, trazabilidad de los costes…).

Y cada vez más estas aplicaciones tienen una fuerte orientación al usuario de negocio, que es quien realmente conoce el proceso, posibilitándole adaptar el modelo y generar nuevos escenarios e informes en menos tiempo, sin necesidad de ser un experto técnico.

Para finalizar, una reflexión: “… no es el momento de recortar en los procesos clave, sino de aprovecharse de la tecnología para salir adelante…”.

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Fernando Amaro

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